ثبت تغییرات شرکت برای رشد و توسعه کسب و کار

تغییرات شرکت یعنی چه؟

شما برای انجام فعالیت‌های تجاری به صورت گروهی باید ثبت شرکت انجام دهید. ثبت یک شرکت مزایای زیادی دارد و گزینه‌های مختلفی را برای توسعه کسب‌وکار پیش روی شما قرار می‌دهد. شما می‌توانید با انتخاب یک سرمایه‌گذار، شرکت خودتان را به ثبت برسانید و به مرور و با انجام فعالیت‌های مختلف، شرکت و کسب‌وکار خود را توسعه دهید.

هنگام ثبت یک شرکت شما باید شرایط و ضوابط خاصی را رعایت کنید. مثلاً ابتدا باید با انواع شرکت آشنا شوید و بسته به نوع فعالیت و کسب‌وکارتان شرکت خاصی را به ثبت برسانید. باید هیئت مدیره داشته باشید، یک نام خاص برای شرکت خود برگزینید و بسیاری شرایط دیگر که می‌توانید با مطالعه مقاله‌های مروبط به ثبت شرکت‌ها از آن‌ها آگاه شوید.

بیایید فرض کنیم که پس از مدتی دوست دارید نام شرکت خود را تغییر دهید یا حتی می‌خواهید نوع فعالیت شرکت‌تان متفاوت باشد. یا قرار است تغییرات خاصی در هیئت مدیره ایجاد کنید و یا سهام‌دار جدید به شرکت اضافه کنید. آن‌وقت چه؟ آیا باید دوباره شرکت جدیدی را به ثبت برسانید؟ جواب این سؤال خیر است.

شما در این مرحله کافی‌ست تغییرات شرکت خود را به ثبت برسانید. باید مراحل خاصی را طی کنید و همچنین نیاز به مدارک خاصی دارید که ما در ادامه تمام آن‌ها را به شما توضیح می‌دهیم تا بتوانید هر چه سریع‌تر تغییرات شرکت‌تان را به ثبت برسانید و کسب‌وکار خود را توسعه دهید.

همه چیز درباره ثبت تغییرات شرکت

طبق ماده‌ی 200 قانون تجارت، صاحبین شرکت‌ها این حق را دارند که در صورت نیاز تغییرات شرکت خود را به ثبت برسانند و فعالیت خود را به صورت قانونی ادامه دهند. بسته به انتخاب خودتان و همچنین تحت نظر هیئت مدیره و در صورت نیاز با تصمیم مجمع عمومی شرکت، می‌توانید تغییرات خاصی در شرکت ایجاد کنید. شما در مسائل مختلف شرکت می‌توانید تغییرات خاصی ایجاد کنید؛ برخی از این مسائل را در ادامه برایتان فهرست می‌کنیم:

• تغییر اساسنامه؛
• تمدید مدت شرکت اضافه بر مدت مقرر؛
• انحلال شرکت؛
• تغییر حق امضاء؛
• تغییر در هیئت مدیره؛
• افزوده شدن سهام‌دار جدید؛
• تغییر در نام و نوع فعالیت شرکت؛
• تغییر سهام؛
• تغییر آدرس؛
• تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص.

تغییر در اساسنامه شرکت، تغییر میزان سهام و تعداد شرکا در اختیار مجمع عمومی شرکت است و تنها با توافق آن‌ها صورت خواهد گرفت. اما اگر بخواهید مدت فعالیت مدیران را تمدید کنید یا در سِمت کارمندان خود تغییری ایجاد کنید نیازی به مجمع ندارید و این‌ گزینه‌ها در اختیار هیئت مدیره شرکت است. اما برای ثبت تغییرات شرکت به چه مدارک خاصی نیاز داریم؟ چه کاری باید انجام دهیم؟

شما برای ثبت تغییرات شرکت نیاز به صورتجلسه تغییرات دارید که باید آن را در 2 نسخه تهیه کنید و با امضاء کلیه اعضا و مُهر شرکت، به دست اداره ثبت شرکت‌ها برسانید. همچنین در کنارش نیاز به مستندات لازم برای ثبت تغییرات شرکت دارید. در ادامه با ما همراه باشید تا با نحوه تشکیل و تنظیم صورتجلسه برای ثبت تغییرات شرکت آشنا شوید.

انواع صورتجلسه تغییرات شرکت

همان‌طور که گفتیم برای ثبت تغییرات شرکت باید جلسات مختلفی تشکیل دهید و صورتجلسه تهیه کنید. برخی از تغییرات شرکت نیز با توافق هیئت مدیره انجام می‌شود و نیازی به برگزاری مجمع عمومی ندارید و اختیارات آن نیز دست مجمع عمومی نیست. اعضای هیئت مدیره کسانی هستند که سهام شرکت را تأمین کرده‌اند.

این سهامدارن رئیسی برای هیئت مدیره انتخاب می‌کنند و فعالیت این مدیر برای ۲ سال مشخص است. یک نفر رئیس و یک نفر نایب رئیس نیز برای هیئت مدیره انتخاب می‌شود و برخی تغییرات شرکت تحت نظارت هیئت مدیره صورت می‌گیرد. در زمینه تغییرات شرکت صورتجلسه بر دو نوع تنظیم می‌شود:

1.صورتجلسه هیئت مدیره:

همان‌طور که گفتیم دعوت و ریاست جلسات هیئت مدیره برعهده رئیس هیئت مدیره و در غیاب او، بر عهده نائب رئیس است. جلسات با حضور بیش از نصف اعضای هیئت مدیره رسمیت خواهد یافت. تصمیمات باید در جلسه رسمی با اکثریت مطلق آراء حاضران در جلسه به ثبت برسد مگر این‌که در اساسنامه چیزی غیر از این ذکر شده باشد.

برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورتجلسه‌ای تنظیم کنید و این صورتجلسه باید به امضای اکثریت حاضران در جلسه برسد. در تمام صورتجلسه‌های هیئت مدیره باید نام مدیرانی که در جلسه حضور دارند و همچنین نام مدیران غایب را بنویسید. همچنین در صورتجلسه هیئت مدیره، خلاصه‌ای از مذاکرات و تصمیمات اتخاذشده در جلسه را با ذکر تاریخ آن قید کنید. نظر هر یک از مدیران حاضر در جلسه که با تمام یا برخی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف هستند نیز باید در صورتجلسه نوشته شود.

2.صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده:

شما برای ثبت برخی از تغییرات شرکت باید مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده برگزار کنید. مجمع عمومی جلسه‌ای است که با حضور سهام‌داران و ذی‌نفعان برگزار می‌شود و تصمیمات لازم برای تغییرات شرکت در این جلسات اتخاذ می‌گردد. مجمع عمومی عادی براساس اساسنامه باید سالی یک‌بار تشکیل شود و سهامداران باید در این مجمع حضور داشته باشند و برای همین زمان اجرای آن را باید در اساسنامه قید کرده باشید.

هدف از تشکیل این مجمع به اطلاع رساندن تصمیمات و روش اجرای‌ آن‌ها به شرکا و سایر اعضا است. سهامداران در این مجمع بحث و گفت‌وگو می‌کنند و همچنین نظرات‌شان را اعلام می‌نمایند. برای تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده باید نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ثبت ذکر شود. سرمایه‌ی ثبت شده شرکت را نیز در این صورتجلسه عنوان کنید و محل، تاریخ وساعت برگزاری مجمع را بنویسید.

همچنین تعداد اعضاء شرکت‌کننده در مجمع را در صورتجلسه ذکر کنید. در صورتی که تعداد اعضاء شرکت‌کننده در این مجمع محدود باشد، باید نام، نام خانوادگی و تعداد سهام را نیز ذکر کنید. در نهایت تصیمات اتخاذ شده در این جلسه در خصوص تغییر ماده یا موادی از اساسنامه شرکت یا هر چیز دیگری را با ذکر جزئیات بنویسید.

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین روزنامه و تصویب تراز شرکت‌های سهامی خاص

بسمه تعالی

نام شرکت:...................شماره ثبت ...............سرمایه شرکت ثبت شده....................صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه ( یا عادی بطور فوق العاده ) شرکت............. سهامی خاص ثبت شده به شماره....................در تاریخ .....................ساعت..................با حضور کلیه/ اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت ( اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.

الف: در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:

1. خانم/ آقای......... به سمت رئیس جلسه.

2. خانم/ آقای......... به سمت ناظر جلسه.

3. خانم/ آقای........ به سمت ناظر جلسه.

4. خانم/آقای....... به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.

ب: در خصوص دستور جلسه 1- انتخاب مدیران 2- انتخاب بازرسین 3- انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4-تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.

1. اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/ آقای...............خانم / آقای.................خانم/ آقای...............برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می‌دارند. مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می‌تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.

2. با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم / آقای ................به سمت بازرس اصلی خانم / آقای.................به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.

3. روزنامه کثیرالانتشار ................... جهت نشر آگهی‌های شرکت انتخاب شد.

4. پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال .................. مورد تصویب قرار گرفت.

ج: به خانم/ آقای......................احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می‌شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

امضاء هیات رییسه

رئیس جلسه ...................

ناظر جلسه....................

منشی جلسه...................

امضاء اعضای هیات مدیره:

1.................

2.................

3...............

4...............

امضاء بازرسین

بازرس اصلی

بازرس علی‌البدل

نکات مهم و طلایی تنظیم صورتجلسه

ـ تمام صورتجلسات باید روی سربرگ شخصیت حقوقی مربوطه ثبت شوند و امضای اشخاص ذی‌ سِمَت با مُهر شخصیت حقوقی بر آن بخورد.

ـ در صورتی که جلسه با حضور اکثریت شرکا / سهامدارن تشکیل شده، رعایت تشریفات دعوت طبق اساسنامه شرکت یا قانون تجارت الزامی است.

ـ ممکن است بازرسین و اعضای هئیت مدیره صورتجلسه را امضا نمایند یا این‌که با نامه‌ای جداگانه تأیید خود را اطلاع بدهند. در هر صورت هر گونه مدرکی را باید به صورتجلسه ضمیمه کنید و به اداره «ثبت شرکت‌ها» تحویل بدهید.

ـ پس از تشکیل جلسات لازم شما تنها یک ماه زمان دارید که صورتجلسه را در سامانه ثبت کنید.

ـ باید حتماً صورتجلسه را در چند نسخه تهیه کنید و تمامی اعضای هیئت رئیسه باید این نسخه‌ها را امضا کنند. درنهایت تنها یک نسخه صورتجلسه را باید به اداره ثبت شرکت‌ها بفرستید.

ـ بهتر است یک نسخه از صورتجلسه را حتماً ظرف مدت سه روز پس از پذیرش نهایی در سامانه مربوطه ثبت کنید و همچنین یادتان نرود که نسخه‌ی دیگری از آن را باید به اداره «ثبت شرکت‌ها» ارسال نمایید.

چطور تغییرات شرکت را به ثبت برسانیم؟

شما برای ثبت تغییرات شرکت باید به قسمت «ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت‌ها» در سایت اینترنتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه نمایید و درخواست تغییرات را به صورت اینترنتی در این سامانه به ثبت برسانید. هنگام تکمیل فرم مربوطه باید اطلاعات مختلفی مانند شناسه ملی شرکت را داشته باشید و در تکمیل این فُرم باید بسیار دقت کنید. اگر دوست دارید این مراحل بدون هیچ مشکلی پیش برود با کارشناسان حقوقی ثبت بین الملل تماس بگیرید.

در مرحله بعدی باید مشخص کنید که صورتجلسه ایجادشده از چه نوعی است و این‌که آیا برای انجام این کار وکیل خاصی در نظر گرفته‌اید یا خیر؟ همچنین تاریخ برگزاری جلسه و دیگر موارد را باید در این قسمت وارد نمایید و مشخص کنید نوع تصمیم جلسه چه بوده است.

پس از ثبت صورتجلسه در سامانه، باید مدارک خود را به پست تحویل دهید و آن‌ها را به دست اداره ثبت شرکت‌ها برسانید. اگر مدارک شما نقصی نداشته باشند و همه چیز خوب پیش برود، معمولاً 10 تا 14 روز طول می‌کشد تا تغییرات شرکت شما در سامانه به ثبت رسیده و مورد بررسی قرار بگیرد. اما بسته به نوع تغییرات و تعداد صورتجلسات این زمان ممکن است متفاوت باشد.

هزینه ثبت تغییرات شرکت

بسته به تعداد صورتجلساتی که باید تهیه کنید، هزینه مربوط به ثبت تغییرات شرکت نیز متفاوت است. شما نه تنها باید هر صورتجلسه را به صورت جداگانه ثبت کنید، بلکه باید آن‌ها را در روزنامه‌ رسمی کشور و روزنامه‌های کثیرالانتشار نیز منتشر کنید. هزینه‌های متفرقه را نیز باید برای این مسئله در نظر بگیرید.

بنابراین هزینه ثبت تغییرات شرکت به عوامل مختلفی بستگی دارد و بهتر است پیش از اقدام به انجام این کار، با کارشناسان ثبت بی انتها تماس گرفته و در این مورد اطلاعات دقیقی کسب کنید.

به این نکته نیز دقت کنید که فقط از طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ها می‌توانید درخواست خود را پیگیری نمایید و امکان مراجعه‌ی حضوری به این اداره برای پیگیری ثبت تغییرات شرکت‌ها را نخواهید داشت.

می‌خواهید شرکت را تغییر دهید؟ آن را به ثبت برسانید

پس همان‌طور که متوجه شدید تغییرات شرکت را حتماً باید به ثبت برسانید تا در آینده فعالیت شرکت‌تان با مشکل خاصی روبه‌رو نشود. ولی اگر فکر می‌کنید این کار وقت زیادی از شما می‌گیرد می‌توانید ثبت تغییرات شرکت را به کارشناسان حقوقی ثبت بین الملل بسپارید تا در سریع‌ترین زمان ممکن تغییرات شرکت شما به ثبت برسد.