خانم نیکوکار
خانم جهانی
خانم قدیری
خانم رسولی
خانم زاهدی
خانم کریمی
تنظیم صورتجلسه آماده
پس از اتمام مراحل ثبت شرکت، شرکت شما دارای شخصیت حقوقی می گردد و در این مرحله شما می توانید نسبت به اعمال تغییرات شرکت خود در چارچوب اساسنامه اقدام نمایید.
اما جهت ثبت و معتبر بودن این تغییرات لازم است که آنها را طی یک صورتجلسه به رشته تحریر در آورده و به اداره ثبت شرکتها ارائه نمایید.
از این رو می توانید از صورت جلسات آماده کمک بگیرید. پس از آن صورتجلسه تغییرات شما به ثبت رسیده و وجهه قانونی می یابد.
الف ) جلسه
قبل از ورود به بحث پیرامون صورت جلسه لازم است در مورد خود جلسه اطلاعاتی داشته باشیم.
جلسه در لغت به معنای نشستی برای رسیدگی و گفتگو درباره امری است. جلسه اصطلاح معنای لغوی خود را نیز حفظ نموده و می توان گفت :
گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان بر اساس وظایف یا ماموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حل و فصل یک معضل اداری و یا اجتماعی و یا جستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن و یا اتخاذ تصمیم درباره نحوه اجرای امری خاص است. بدیهی است تصمیمات اتخاذ شده در این گونه جلسات به دلیل آثار و نتایج آن باید به رشته تحریر درآید.
ب ) ارکان جلسه
بر اساس تعریف فوق، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که تجمع ارکان چهارگانه یعنی: اعضاء جلسه، دستور جلسه، در زمان معین و مکان مشخص حاصل شده باشد.
ارکان صورتجلسه
اعضاء جلسه به شرکت کنندگان در جلسه اعضاء جلسه گفته می شود. شرکت و حضور آنها برای تحقق جلسه لازم است.
عضویت در جلسه ممکن است جزو وظایف سازمانی برخی از اعضا جلسه باشد. مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های دولتی وابسته به وزارت خانه تحت سرپرستی خود را برعهده دارند.
دستور جلسه : هدف از تشکیل جلسه قبلا مشخص گردیده و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد.
وجود دستور جلسه مدون و مکتوب علاوه بر آنکه باعث می شود که مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود، به شرکت کننده این امکان را می دهد که قبلاً مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عند الزوم در زمینه موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد.
قدر مسلم علاوه بر اینکه وقت جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارایی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می گردد.
زمان جلسه : زمان و تاریخ تشکیل جلسه و هم چنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین و به اطلاع شرکت کنندگان ضمن ارسال دعوت نامه و یا به طرق مقتضی دیگر رسانیده می شود.
در جلساتی که حالت استمرار دارد، هنگام آغاز و زمان پایان نیز قبلا توافق و در دعوت نامه قید می شود. ولی در جلسات اتفاقی که فقط برای یک مرتبه تشکیل شده است، پایان جلسه نامشخص می باشد که این خود نمی تواند توجیه منطقی داشته باشد.
چرا که اغلب مدیران زمان حال با کمبود وقت مواجه بوده و ناگزیر به زمان بندی کاری خود هستند. بنابراین نمی توانند در جلسه ای که پایان ان مشخص نیست شرکت نمایند.
مکان تشکیل جلسه
مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود. محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین و ضمن دعوت نامه به استحضار شرکت کنندگان می رسد.
لازم به ذکر است که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا جنبه رسمیت به خود گیرد. ( مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف که باید در محل آن تشکیل گردد. )
سازمان جلسه : حال که درباره ارکان جلسه بحث شد، بد نیست مختصری درباره سازمان صحبت شود تا شناخت کامل از جلسه به عمل آمده باشد.
معمولاً در هر جلسه ای یک نفر به عنوان رئیس، چند نفر هم به سمت دبیر جلسه شرکت دارند. سازمان مزبور عمومیت داشته و در کلیه جلسات رسمی می تواند صادق باشد.
اداره امور جلسه با رئیس جلسه است. رئیس ممکن است در همان جلسه به وسیله شرکت کنندگان انتخاب گردیده باشد یا اینکه به موجب مقررات و قوانین خاص از قبل نعیین گردیده باشد.
هدایت و رهبری جلسه با رئیس است. وظایف دیگر او تعیین وقت صحبت برای اعضاء جلسه می باشد. موظف است که مراقبت نمایند جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و یا صحبت های متفرقه موجب اتلاف وقت فراهم نگردد.
رئیس جلسه مانند سایر اعضاء دارای یک رای می باشد. به دلیل رئیس بودن امتیار ویژه ای به وی تعلق نمی گیرد. در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانین امتیاز ویژه ای برای رئیس در نظر گرفته شده باشد.
مثلا هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصمیم در تصویب یا عدم تصویب موضوع وجود رای رئیس در هریک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود. اعضاء جلسه هر یک به نوبه خود دارای وظایفی هستند.
از آن جمله مطالعه کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه، بررسی مسائل و استنتاج منطقی ، رعایت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گویی و خارج نشدن از موضوع. هر یک از اعضاء جلسه معمولا دارای یک رای می باشند.
دبیر جلسه ممکن است از بین اعضاء جلسه به عنوان دبیر در همان جلسه انتخاب شود. در عمل این نوع انتخاب نتیجه مناسبی نداشته چون اغلب مشاهده گردیده است که دبیری که سمت عضویت داشته است نتوانسته در انجام وظایف محوله بی طرفی خود را حفظ نماید. بنابراین بهتر است که دبیر جلسه از بین اعضاء جلسه نبوده و حق رای هم نداشته باشد .
وظایف دبیر صورتجلسه
- تهیه دعوت نامه برای هر یک از اعضاء و ارسال آن و حصول اطمینان از اینکه دعوت نامه به دست عضو رسیده است.
- نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمینان از اینکه لوازم و ابزار کار اعضاء در دسترس است.
- تنظیم صورت جلسه و به امضاء رساندن آن
- ارسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضاء جلسه
- بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم
حضور تمامی اعضا در جلسه الزامی است. در صورت غیبت هریک از اعضاء مراتب در صورت جلسه منعکس می گردد . معمولا برای رسمیت یافتن جلسه حضور تعداد معینی از اعضاء الزامی است.
در دعوت نامه معمولاً، دستور جلسه، زمان شروع، زمان خاتمه، محل جلسه قید می شود و طوری ارسال می گردد که حداقل 72 ساعت قبل از تشکیل جلسه به دست شرکت کنندگان برسد.
صورت جلسه در لغت به معنی، نوشته ای است که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء مجلسی ذکر شده باشد، ورقه ای که در آن شرح واقعه شود. ( برگرفته از فرهنگ فارسی عمید)
از دیدگاه حقوقی ، صورت جلسه ( یا صورت مجلس ) ورقه ای است که یک مقام رسمی ( قاضی و پلیس و یا غیره ) در آن یک عمل قضایی یا یک عمل خارجی ( مانند ضرب و جرح و قتل و غیره ) را به منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند. (در اینجا مفهوم حقوقی صورت جلسه مطرح نمی باشد.)
همان طور که از معانی آن برداشت می شود، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که : در بردارنده مطالب مطروحه، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد .
نمونه صورتجلسه معمولی
هرجلسه رسمی با تجمع آیتم هایی که قبلا بیان گردید تحقق می یابد . مکمل تحقق جلسه تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تامین می نماید. هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شود. برخی از این ارکان بسایر مهم بوده که بدون آن صورت جلسه تکمیل نمی شود .
برخی دیگر در درجه دوم قرارد دارد. ارکان صورت جلسه به طور عادی به شرح زیر است :
- مشخصات اعضا شرکت کننده.
- امضاء شرکت کنندگان.
- دستور جلسه.
- مطالب مطروحه.
- تصمیات اتخاذ شده.
- زمان جلسه.
- مکان جلسه.
- تکلیف جلسه بعدی.
قید آنچه به عنوان ارکان صورت جلسه در بالا به آن اشاره گردید در تنظیم و تدوین صورت جلسه الزامی است. اینک به جهت روشن شدن مطلب ضمن توضیح لازم نحوه تنظیم و تدوین آن ذیلا درج می گردد.
نمونه صورتجلسه تصمیم گیری
نمونه صورتجلسه تصمیمات هیئت مدیره
نام شرکت ………………………………………………………………
شماره ثبت شرکت ……………………………………………………
سرمایه ثبت شده …………………………………………………..……
شناسه ملی ………………………………………………………………
جلسه هیات مدیره شرکت ……………………………………………… سهامی خاص ثبت شده به شماره ………………………… با حضور کلیه / اکثریت اعضاء در تاریخ ………………………… ساعت ………………………… در محل قانونی (در صورتی که جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل و تصمیمات قید شده در ذیل گرفته شد:
الف : 1ـ خانم/ آقای ………………………………………………. به شماره ملی ……………………………………… در جایگاه رئیس هیئت مدیره
۲ـ خانم/ آقای ……………………………………………… به شماره ملی ……………………………………….در جایگاه نایب رئیس هیئت مدیره
۳ـ خانم/ آقای ………………………………………………به شمارملی ………………………………………….در جایگاه مدیر عامل و عضو هیئت مدیره
ب : کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت مانند چک ، سفته ، بروات ، قراردادها و عقوداسلامی با امضاء ……..………………………………….…… همراه با مهر شرکت دارای اعتبار می باشد.
ج: اینجانبان اعضاء هیات مدیره ومدیر عامل ضمن قبولی جایگاه خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل ۱۴۱ قانون اساسی و مواد ۱۱۱ و۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم .
د : به خانم /آقای …………………………………………… یکی از مدیران یا سهامداران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء پای دفاتر ثبت اقدام نماید.
محل امضاء اعضای هیات مدیره:
۱ ـ ……………………………………………… 2 ـ ……………………………………………… 3ـ ……………………………………………… 4 ـ ………………………………………………
نمونه صورتجلسه هیئت مدیره
نمونه فرم صورتجلسه هیئت مدیره در مورد تعیین جایگاه و صاحبان امضاء مجازدر شرکتهای سهامی
نام شرکت : ……………………………………………
شماره ثبت شرکت : ……………………………………………
سرمایه ثبت شده : ……………………………………………
شناسه ملی : ……………………………………………
جلسه هیات مدیره شرکت …………………………………………………….……… سهامی خاص ثبت شده به شماره ………………………………………. با حضور کلیه / اکثریت اعضاء در تاریخ …………………………………… ساعت …………………………………… در محل قانونی (در صورتی که جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل و تصمیمات قید شده در ذیل گرفته شد:
الف : 1ـ خانم/ آقای …………………………………………………. به شماره ملی ……………………………………………… در جایگاه رئیس هیئت مدیره
۲ـ خانم/ آقای ……………………………………………………… به شماره ملی …………………………………………….در جایگاه نایب رئیس هیئت مدیره
۳ـ خانم/ آقای ……………………………………………………به شمارملی ………………………………………………….در جایگاه مدیر عامل و عضو هیئت مدیره
ب : کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت مانند چک ، سفته ، بروات ، قراردادها و عقوداسلامی با امضاء ………………………………………..……….…… همراه با مهر شرکت دارای اعتبار می باشد.
ج: اینجانبان اعضاء هیات مدیره ومدیر عامل ضمن قبولی جایگاه خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل ۱۴۱ قانون اساسی و مواد ۱۱۱ و۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم .
د : به خانم /آقای ……………………………………………..……… یکی از مدیران یا سهامداران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء پای دفاتر ثبت اقدام نماید.
محل امضاء اعضای هیات مدیره :
۱ ـ ……………………………………………… 2 ـ ……………………………………………… 3ـ …………………………………………………… 4 ـ ……………………………………………
نمونه صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین
نمونه صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین روزنامه و تصویب تراز در شرکت های سهامی خاص:
بسمه تعالی
نام شرکت:.…………………………………………………………
شماره ثبت شرکت: ………………………………………………………… سرمایه ثبت شده: …………………………………………………………
صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه(یا عادی بطور فوق العاده) شرکت …………………………………… سهامی خاص ثبت شده به شماره …………………………………… در تاریخ …………………………………… ساعت …………………………………… با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت(اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف:در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:
1-خانم/آقای …………………………………… به سمت رییس جلسه
2-خانم/آقای …………………………………… به سمت ناظر جلسه
3-خانم/آقای …………………………………… به سمت ناظر جلسه
4-خانم/آقای …………………………………… به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در خصوص دستور جلسه 1-انتخاب مدیران 2- انتخاب بازرسین 3- انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4- تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.
ب-1- اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای …………………………………… خانم/آقای …………………………………… خانم/آقای …………………………………… برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.
ب-2- با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم/آقای …………………………………… به سمت بازرس اصلی خانم/آقای …………………………………… به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.
ب-3-روزنامه کثیرالانتشار …………………………………… جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.
ب-4-پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال …………………………………… مورد تصویب قرار گرفت.
ح:به خانم/آقای …………………………………… احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء هیات رییسه:
رئیس جلسه ………………………………………………… ناظر جلسه ………………………………………………… منشی جلسه ………………………………………………… امضاء اعضای هیات مدیره:
1- ………………………………………………… 2- ………………………………………………… 3- ………………………………………………… 4- …………………………………………………
امضاء بازرسین: بازرس اصلی بازرس علی البدل
نمونه صورتجلسه هیأت مدیره در مؤسسه
بسمه تعالی
نمونه صورتجلسه هیأت مدیره در مؤسسه
نام مؤسسه: ……………………..
شماره ثبت مؤسسه: ……………………..
سرمایه ثبت شده مؤسسه: ……………………..
شناسه ملی: ……………………..
اعضای هیأت مدیره مؤسسه……………………..ثبت شده به شماره……………………..در ساعت……………………..مورخ……………………..با حضور اکثریت / کلیه اعضاء در محل قانونی شرکت تشکیل شد.
دستور جلسه:
تعیین سمت و حق امضاء:
خانم / آقای……………………..به شماره ملی……………………..
خانم / آقای……………………..به شماره ملی……………………..
خانم / آقای……………………..به شماره ملی……………………..
به سمت اعضاء هیأت مدیره و خانم/آقای……………………..به شماره ملی……………………..به عنوان مدیرعامل تعیین گردیدند.
حق امضاء: کلیه اوراق و اسناد بهادار و تعهدآور مؤسسه از قبیل چک، سفته، بروات، قراردادها و عقود اسلامی با امضای……………………..همراه با مهر مؤسسه معتبر میباشد.
اعضای هیأت مدیره به خانم / آقای……………………..(احدی از اعضای هیأت مدیره یا مدیرعامل یا وکیل رسمی مؤسسه) وکالت دادند که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء اعضای هیأت مدیره
نمونه صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده در خصوص تغییر محل مؤسسه
بسمه تعالی
نمونه صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده در خصوص تغییر محل مؤسسه
نام مؤسسه:……………………..
شماره ثبت مؤسسه: :……………………..
سرمایه ثبت شده مؤسسه:……………………..
شناسه ملی: :……………………..
مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده مؤسسه:……………………..ثبت شده به شماره:……………………..مورخ:……………………..با حضور اکثریت کلیه شرکاء در محل قانونی شرکت تشکیل شد.
خانم / آقای:……………………..دارای مبلغ:……………………..ریال سهم الشرکه.
خانم / آقای:……………………..دارای مبلغ:……………………..ریال سهم الشرکه.
خانم / آقای:……………………..دارای مبلغ:……………………..ریال سهم الشرکه.
دستور جلسه: تغییر محل قانونی مؤسسه
پس از بحث و بررسی محل قانونی مؤسسه از تهران……………………..خیابان………………..کوچه………………….پلاک………….کدپستی……………….به تهران……………………..خیابان……………………..کوچه……………………..پلاک……………………..کدپستی……………………..انتقال یافت.
به خانم / آقای……………………..(احدی از شرکاء یا مدیران یا وکیل رسمی مؤسسه) وکالت داده شد که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء کلیه شرکاء حاضر در مجمع
تنظیم صورتجلسه
مشخصات اعضا شرکت کننده، مشخصه های فردی و شغلی هر یک از شرکت کنندگان و هم چنین شماره معرفی نامه و یا مجوز شرکت آنان در صورت جلسه نوشته می شود.
در صورتی که فرد شرکت کننده به نمایندگی از طرف شخص حقیقی دیگری در جلسه حضور یافته باشد. نام هر دو نفر با توجیه کامل مطلب قید می شود.
امضاء شرکت کنندگان :صورت جلسه با امضاء شرکت کنندگان در جلسه رسمیت پیدا می کند. در آخرین صفحه صورت جلسه نام و نام خانوادگی و سمت سازمانی و یا اجتماعی هر یک از شرکت کنندگان نوشته شده و سپس به وسیله فرد مزبور امضاء می شود.
در صورت جلسه هائی که جنبه مالی و یا حقوقی دارد و یا از اهمیت ویژه ای برخوردار است باید تمام صفحات آن به وسیله شرکت کنندگان امضاء شود.
یادآور است که نام و نام خانوادگی شرکت کننده که برای امضاء در صفحه آخر قید می گردد در صفحات دیگر لازم نیست ؛ فقط اثر امضاء کافی است.دستور جلسه – طرح موضوعی که جلسه برای حل و فصل آن تشکیل گردیده است ، می باشد.
دستور جلسه مبین هدف جلسه است. منطقی است که دستور جلسه از قبل تعیین و ضمن دعوت نامه برای اعضا ارسال می گردد . به این ترتیب شرکت کننده علاقمند با مطالعه و آمادگی کافی در جلسه حضور خواهد یافت.
مطالب مطروحه – درج مذاکرات در صورت جلسه الزامی است. ممکن است مشروح مذاکرات منعکس گردد و یا اینکه خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود .
تصمیمات اتخاذ شده – بعد از انجام مذاکرات و جمع بندی آن ، نتیجه به عنوان تصمیمات متخذه در یک یا چند جمله مستقل تدوین و در صورت جلسه قید می گردد.
زمان جلسه – تاریخ دقیق ( روز-ماه-سال ) و هنگام شروع و خاتمه جلسه است. می توان تاریخ و ساعت شروع را از قبل تعیین نمود . علاوه بر آنچه بیان گردید جلساتی وجود دارد که به طور مستمر باید تشکیل گردد.
در این گونه جلسات شماره جلسه نیز مشخص می شود . بعد از قید زمان و نوبت جلسه معمولا تاریخ نشست بعدی تعیین و در صورت جلسه نوشته می شود.
مکان جلسه – به محل تشکیل جلسه اطلاق می شود. محل تشکیل جلسه باید در صورت جلسه قید شود. در برخی از جلسات استفاده از مکانی از خاص الزامی است. ( جلسات مجلس شورای اسلامی که باید در خود مجلس برقرار گردد . )
تکلیف جلسه بعدی – به دلیل اهمیت ویژه و وسعت دامنه موضوع جلسه، ممکن است بحث و بررسی و نتیجه گیری در یک جلسه انجام نشود. بنابراین ناگزیر به تشکیل جلسات بعدی خواهد بود . در این صورت تاریخ و زمان جلسه آینده و عندالزوم دستور جلسه بعدی معین و در صورت جلسه قید می گردد.
نمونه صورت جلسه
هنوز در کشور ما نحوه تنظیم صورت جلسه به صورت استاندارد در نیامده است . بنابراین تنظیم آن بر اساس سلیقه مسئولان و متصدیان امور می باشد. گاهاً در کاغذهای معمولی و به مانند نوشته های عادی تنظیم گردیده و در برخی از موارد بر اساس نمونه های ارائه شده که از طرف سازمان ذیربط و یا موجب آئین نامه ای خاص تجویز گردیده است، تنظیم می شود.
قدر مسلم در هر مورد ذوق و سلیقه تنظیم کننده و رئیس جلسه تاثیر بارزی در تنظیم آن داشته است. به همین دلیل گونه های متفاوتی از نحوه تنظیم صورت جلسه وجود دارد . برای سهولت در امر مطالعه آنها را به صورت زیر طبقه بندی می نماییم.
- صورت جلسه مشروح
- صورت جلسه نیمه مشروح
- صورت جلسه خلاصه
- صورت جلسه به شکل فرم
- صورت جلسه مشروح
در این گونه از صورت جلسه ها ،مشروح مذاکرات هر یک از اعضاء جلسه به طور کامل نوشته می شود. در گذشته تنظیم این گونه صورت جلسه بسیار مشکل بود.
چرا که باید چند نفر تند نویس با سرعت مطالب عنوان شده را به روی کاغذ آورند. بعد از پایان جلسه نوشته های تند نویسان با یکدیگر تطبیق داده می شد تا نوشته ای کامل به دست آید.
صورت مشروح مذاکرات معمولا در جلسات دادگاه و یا به هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته تحریر در می آید. اما بارزترین نمونه آن در مجالس قوه مقننه مثل مجلس خبرگان، مجلس شورای اسلامی و شورای نگهبان بر اساس یک سنت دیرین پارلمانی وجود دارد.
گرچه در زمان حال با استفاده از دستگاه ضبط صوت بیانات اعضا ضبط و سپس به روی کاغذ منتقل می شود اما در بیشتر پارلمان ها به عنوان یک تشریفات و سنت از وجود تند نویسان حرفه ای که در استخدام دارند استفاده به عمل می اید.
با این تفاوت که شیوه کار آسانتر بوده و چنانچه کلمه یا جمله ای از قلم افتاده باشد با استفاده از دستگاههای صوتی و یا تصویری نسبت به تکمیل نوشته اقدام می نمایند.
صورتجلسه نیمه مشروح
در این نوع صورت جلسه، خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از حشار در جلسه درج می گردد . در آخر صورت جلسه و بعد از یک جمع بندی نهایی تصمیمات اخذ شده بر اساس اولویت ها درج وبه امضاء کلیه حضار در جلسه می رسد.
صورت جلسه خلاصه
در این نوع صورتجلسه خلاصه مطالب و یا فقط نتیجه مذاکرات به طور خلاصه درج می شود . سپس تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت منعکس می گردد.
معمولا در صورت جلسه های نیمه مشروح خلاصه مطالب عنوان شده از طرف هر یک اعضاء در مقابل نام وی نوشته می شود. اما در صورت جلسه های خلاصه ، فقط چکیده کل مطالب مطرح شده قید می گردد.
به این ترتیب که با ذکر جمله ، « بعد از انجام مذاکرات لازم تصمیماتی ، به شرح زیر اتخاذ گردید . » تصمیمات اتخاذ شده نوشته می شود . سپس با امضاء اعضاء ، صورت جلسه شکل می گیرد.
صورت جلسه به شکل فرم
یکی از متداولترین گونه های صورت جلسه در حال حاضر استفاده از فرم های مخصوص از پیش نوشته شده است . این فرم ها به وسیله سازمان های ذیربط تهیه و تدوین شده و در جریان کار همان سازمان قرار می گیرد.
مانند صورت جلسه تحویل اتومبیل ، اموال و گونه هائی از صورت جلسه هایی که به وسیله ضابطین عدلیه تنظیم می گردد. در حال حاضر استفاده از فرم های صورت جلسه به دلیل سهولت و سرعت در انجام امور ، در بیشتر سازمان ها و موسسات دولتی و خصوصی متداول شده است.
اغلب دبیران جلسه تا آنجا که مقدور است از فرم استفاده می نمایند و چنانچه امکان استفاده وجود نداشته باشد، صورت جلسه را بر اساس موارد مطرح شده در فرم ها و به صورت عادی تحریر می کنند.
تنظیم صورت جلسه
تدوین و تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله دبیر یا منشی جلسه انجام می شود. منشی جلسه ممکن است یکی از اعضاء جلسه بوده و یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می یابد، باشد.
در هر صورت لازم است که در تنظیم صورت جلسه اطلاعات و تجربیات لازم را داشته باشد. بهتر است که دبیر جلسه از اعضاء رسمی جلسه نباشد .
برای تنظیم و تدوین صورت جلسه و امضاء آن از دو روش استفاده می شود . در روش اول با فاصله چند روز از برگزاری جلسه و در روش دیگر، بعد از پایان جلسه در روش اول با فرصتی که به دبیر داده می شود.
وی زمان لازم را دارد تا صورت جلسه را به طور کامل و منظم تدوین نموده و ترتیب تایپ آن را بدهد ، اما در عمل با مشکلاتی مواجه است و حتی ممکن است صورت جلسه امضاء نشود.
زیرا با توجه به زمانی که از پایان جلسه تا تنظیم و آماده شدن صورت جلسه فاصله افتاده است شرکت کنندگان در جلسه ممکن است نظرات خود را تعدیل یا تغییر داده باشند.
در این صورت دبیر مجبور است که در نوشته های خود این تغییرات را منعکس نماید. بدیهی است که ممکن است تغییرات مزبور مورد موافقت عضو و یا اعضاء دیگر جلسه نباشد، که ان هم باید منعکس شود. به این ترتیب چندین مرتبه صورت جلسه تغییر نموده و کار مشکل حتی غیر ممکن می شود.
برای رفع این مشکلات لازم است که صورت جلسه در همان جلسه آماده و به امضاء اعضاء برسد. نحوه انجام کار بسیار آسان بوده و فقط نیاز به تمرین و هم چنین کسب اطلاعات لازم در مورد هر جلسه می باشد.
پیش از تشکیل جلسه یا مجمع نکاتی وجود دارد که در واقع اطلاعات ثابتی هستند که از پیش مشخص شده اند و می توان آنها را قبل از برگزاری جلسه وارد صورتجلسه نمود.
این اطلاعات شامل : شرکت کنندگان و مشخصات آنها ، دستور جلسه ، زمان جلسه و مکان جلسه است. دبیر صورتجلسه می تواند خلاصه عناوین گفته شده توسط هر یک از حضار در جلسه را یادداشت کرده در صورتجلسه منعکس کند.
چرا که در صورت جلسه های اداری نیازی به مشروح کامل مذاکرات نمی باشد. در انتها می توان مهمترین تصمیمات اخذ شده را به ترتیب اولویت در پایان صورتجلسه بیان کرد.
به این ترتیب صورت جلسه آماده شده و در مرحله آخر آنچه که نوشته شده است توسط دبیر برای شرکت کنند گان در جلسه قرائت می شود.
پس از اعمال اصلاحات مد نظر آنها که در همان جمع مطرح می شود، صورتجلسه به امضا حاضرین می رسد. سپس در همان هنگام نسبت به تکثیر صورت جلسه اقدام و به هر یک از شرکت کنندگان تصویری ارائه می شود.
هنگامی که نسخه امضاء شده قابل تکثیر و ارائه نباشد، بباید پیش از پایان جلسه تایپ شده و دبیر جلسه ذیل کلیه نسخ را امضاء کند. مسلماً وی قبل از امضاء توضیح می دهد که نسخه اصلی و امضاء شده در کجا نگهداری و بایگانی گردیده است.
چنانچه ایجاب نماید که نسخ تایپ شده به وسیله شرکت کنندگان امضاء گردد. نسخ مزبور با تصویر صورت جلسه امضاء شده برای اعضاء ارسال می گردد.
در این صورت شرکت کننده ملزم به امضاء بوده و چنانچه نظر دیگری داشته باشد می یابد با خط خود به صورت جلسه اضافه نماید.
اکثر تنظیمات صورتجلسه تغییراتی که در شرکتها می تواند انجام شود عبارتند از:
- افزایش سرمایه
- کاهش سرمایه
- ورود شریک جدید
- خروج شریک
- تغیر موضوع یا الحاق موردی به آن
- تغییر آدرس
- تغییر نام
مدارک مورد نیاز برای تنظیم صورتجلسه آماده شرکت
- تصویر شناسنامه و کارت ملی هر یک از اعضای هیأت مدیره و بازرسین.
- تصویر آگهی تاسیس و روزنامه رسمی و تغییرات قبلی شرکت و اساسنامه شرکت.
- تعیین نوع تغییرات توسط متقاضی.
ثبت بین الملل صورتجلسه تغییرات را در کوتاهترین زمان تنظیم نموده و در صورت وجود اشکالات احتمالی در آن نسبت به اصلاح صورتجلسات نیز به شما یاری می رساند.
مواردی که باعث رد صورتجلسه تغییرات شرکت ها می شود
به منظور ثبت صورتجلسه تغییرات رعایت نکات حقوقی و اجرایی زیادی لازم است که عدم دقت به هر کدام سبب اتلاف وقت ، انرژی و هزینه شما عزیزان می گردد. بنابراین پیشنهاد می کنیم که کار تنظیم و ثبت صورت جلسات خود را به وکلای مجرب و کارشناسان موسسه حقوقی بین الملل بسپارید. اما در صورتی که انجام این کار را خود بر عهده گرفتید رعایت نکات زیر ضروری است :
وقتی موسسین شرکت قصد انجام چند تغییر همزمان در شرکت را دارند (مثلا تغییر اعضا، تغییر در سهام شرکت، تغییر آدرس و سایر تغییرات) باید برای هر یک صورتجلسه مجزا تنظیم کرده و با توجه به نوع صورت جلسات (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده، هیأت مدیره) برای هر یک پذیرش جداگانه بگیرد.
اگر صورتجلسه ای بدون پذیرش اینترنتی به همراه صورت جلساتی که در سامانه پذیرش شده اند ارجاع گردد صورتجلسه شما مردود خواهد شد.
انتخاب صحیح نوع صورت جلسات با توجه به نوع شرکت بسیار مهم و تعیین کننده است. به عنوان مثال برای انحلال یک شرکت با مسئولیت محدود حتما باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم شود و در صورتی که صورتجلسه انحلال ذیل سایر عناوین صورت جلسات تشکیل گردد موجب رد صورتجلسه می گردد.
متن صورتجلسه را کامل و دقیق و عیناً مانند نمونه ارائه شده از اداره ثبت شرکتها تنظیم نمایید. ضمنا دقت کنید که متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه عینا و به طور دقیق با متن صورتجلسه روی کاغذ که به اداره ثبت شرکتها ارجاع داده می شود تطابق داشته باشد تا به رد صورتجلسه نینجامد.
اصل صورتجلسه امضاء شده توسط اعضا باید به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد ، نه کپی یا کپی برابر اصل صورتجلسه.
اگر صورتجلسه مورد درخواست شما تغییر نام شرکت به همراه تغییرات دیگر است، حتی المقدور صورت جلسه ای مجزا تدوین و ارجاع نمایید.
چون در صورتی که نام پیشنهادی شما تأیید نشود، بقیه تصمیمات ذکر شده در صورتجلسه هم همراه با عدم تایید نام رد می شود.
هیچگاه انواع متفاوتی از صورتجلسه را در یک صورتجلسه ترکیب نکنید. از ذکر عناوین صورتجلسه همچون «مجمع عمومی فوق العاده و عادی به طور فوق العاده» خودداری کنید. چون بدون شک باعث رد پذیرش صورتجلسه شما می‌شود.
دقت نمایید که شماره رهگیری صادر شده جهت صورتجلسه شما رکن اصلی شناسایی و پذیرش صورتجلسه است. حتماً در بالای برگه صورتجلسه شماره رهگیری و بارکد صادر شده درج شود، همچنین یک نسخه از رسید پذیرش حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمایید.
ضوابط و شرایط قانونی تشکیل جلسات و نحوه تنظیم صورتجلسه شرکتها
- اتخاذ تصمیمات در شرکتها بوسیله مقاماتی که به موجب قانون یا اساسنامه شرکت صلاحیت این کاررا دارند انجام می شود. به جز موضوعاتی که به موجب قانون تجارت اتخاذ تصمیم و اقدام درباره آنها در حیطه صلاحیت مجامع عمومی صاحبان سهام است هیات مدیره شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند.
- برای تشکیل جلسات هیأت مدیره حضور بیش از نیمی از اعضاء هیأت مدیره الزامی است. تصمیمات هیات مدیره باید با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ گردد مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری پیش بینی شده باشد. برای اینکه جلسات هیات مدیره به حداقل نصاب قانونی فوق (حضور بیش از نصف اعضای هیات مدیره) برسد لازم است اعضای هیات مدیره شخصاً در جلسات هیات مدیره حاضر شوند و اگر وکیل خود را به جلسه بفرستند حضور وکیل در شمارش حد نصاب ملحوظ نخواهد شد.
- اصولاً مراتب دعوت و تشریفات تشکیل جلسات هیات مدیره اعم از تعیین مهلت برای حضور در جلسه هیات مدیره و محل حضور و چگونگی دعوت از هیات مدیره در اساسنامه شرکت مشخص می شود. البته مهلت دعوت هیات مدیره باید به گونه ای باشد که عضو هیات مدیره فرصت و امکان عملی شرکت در جلسه را داشته باشد.
- تصمیمات و اقدامات هیات مدیره باید در حدود موضوع شرکت که در اساسنامه به آن تصریح شده است باشد.
- چنانچه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد و رئیس هیات مدیره ، هیات مدیره را به تشکیل جلسه دعوت ننماید اقلاً یک سوم اعضای هیات مدیره می توانند با ذکر دستور جلسه، هیات مدیره را دعوت به تشکیل جلسه نمایند.
- هیات مدیره باید در اولین جلسه خود پس از انتخاب بوسیله مجمع عمومی صاحبان سهام از بین اعضای هیات مدیره یک رئیس و یک نایب رئیس که باید شخص حقیقی باشند برای هیات مدیره انتخاب نماید. این اقدام باید طی یک صورتجلسه باشد و برای آگهی در روزنامه رسمی کشور به اداره ثبت شرکتها ارائه شود.
- جلسات هیات مدیره توسط رئیس هیات مدیره و در غیاب وی به وسیله نایب رئیس هیات مدیره اداره خواهد شد.
- برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه ای تدوین شده و به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیات مدیره برسد.
- قید نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مدیران غایب در صورتجلسه هیات مدیره اجباری است.
- ذکر خلاصه ای از مذاکرات مطرح در جلسه و همچنین تصمیمات گرفته شده در جلسه هیات مدیره در صورتجلسه هیات مدیره لزوم قانونی دارد.
- تاریخ برگزاری جلسۀ هیأت مدیره باید درصورتجلسۀ هیأت مدیره منعکس شود.
- نظر عضو یا اعضای هیات مدیره که با تمام یا بعضی از تصمیمات و نظر اکثریت مخالف بوده اند به قلم و تحریر خودشان در صورتجلسه هیأت مدیره با ذکر موارد و مسائلی که با آن مخالف بوده اند نوشته شده و فقط همان قسمتی که دربردارنده نظر خودشان است بوسیلۀ آنان به امضاء می رسد.
- مدیر عامل شرکت بایستی با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره تعیین سمت شود.
- محدوده اختیارات همراه با مدت تصدی و حق الزحمه مدیر عامل بایستی با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره مشخص شود.
- برکناری مدیر عامل شرکت نیز با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره انجام می گیرد.
- صورتجلسه هیات مدیره که حاوی نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیر عامل است لزوماً بایستی به اداره ثبت شرکتها ارسال تا پس از ثبت در روزنامه رسمی کشور آگهی شود.
- عضو یا اعضای هیات مدیره یا مدیر عاملی که در معامله با شرکت ذینفع باشند در جلسه هیات مدیره، حق رای نخواهند داشت.
- هر یک از اعضای هیات مدیره که لزوم مطالبه قسمت پرداخت نشده مبلغ اسمی سهام شرکت سهامی در موعد مقرر در اساسنامه را قبل از انقضاء مهلت مقرره ، در جلسه هیات مدیره صریحاً به سایر اعضاء اعلام کند و مورد توجه و اجراء از سوی هیات مدیره قرار نگیرد بایستی مراتب را از طریق ارسال اظهار نامه رسمی به هر یک از اعضای هیات مدیره اعلام نماید تا مشمول مسئولیت کیفری ماده ۲۴۶ قانون تجارت برای این مورد قرار نگیرد
- اگر در اساسنامه شرکت پیش بینی شده باشد اشاره به دستور جلسه هیات مدیره در دعوتنامه ای که برای اعضای هیات مدیره جهت حضور در جلسه ارسال می شود ضروری است.
- محل برگزاری جلسۀ هیأت مدیره باید در صورتجلسۀ هیأت مدیره نوشته شود. محل تشکیل جلسۀ هیأت مدیره اصولاً مرکز شرکت است اما اساسنامه می تواند اجازه دهد که تشکیل آن در محل دیگری هم باشد.
- مدیران یا معاونان و اشخاصی که به موجب مصوبه هیأت مدیره شرکت مأموریت به انجام کاری پیدا می کنند بایستی به تصریح مشخص و مأموریت و کار مورد انتظار از آنان نیز بایستی به دقت و شفاف آورده شود و مهلت و زمان شروع و پایان مأموریت و کار و خدمات مورد انتظار هم قید شود.
- بهتر است صورتجلسه هیات مدیره شرکت حداقل به تعداد اعضای هیات مدیره حاضر در جلسه به اضافه دو نسخه تهیه شود و به هر یک از اعضای حاضر در جلسه یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه تسلیم و یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه در سوابق شرکت بایگانی و یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه نیز برای ارائه به اداره ثبت شرکتها (در مواردی که ثبت و آگهی تصمیمات هیات مدیره قانوناً لازم است) ارسال شود.