تدوین و تنظیم و ثبت صورتجلسه الحاق به موضوع هر شرکتی که در اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده باشد و قصد تغییر و یا گسترش یا کاهش موضوع فعالیت خود را داشته باشد باید این تغییرات را طی یک صورتجلسه به اداره ثبت شرکت ها اعلام کند. در ابتدا نیاز به تشکیل مجمع عمومی فوق العاده است که در آن باید تمام اعضاء شرکت حضور داشته باشند و یک صورتجلسه حاکی از تغییر موضوع فعالیت تنظیم میشود. اگر این تغییرات نیازط به اجازه از نهاد خاصی را داشته باشد در ابتدا باید از اداره ی ثبت شرکت ها یک برگه ی استعلام گرفته شود و به نهاد ذیصلاح ارائه میشود. پس از آن جواب استعلام همراه با صورتجلسه به اداره ی ثبت شرکت ها تحویل داده میشود. 

 ثبت صورتجلسه الحاق به موضوع

تغییر موضوع شرکت عبارت است از: در صورتی که موضوع فعالیت شرکت تغییر کند یا موضوعات جدیدی به موضوعات پیشین افزوده گردد، مجمع عمومی تشکیل جلسه داده و اعضا مبادرت به امضای صورتجلسه تغییر یا الحاق موضوع می‌نمایند.  در صورتی که موضوع شرکت نیاز به مجوز داشته باشد می‌بایست پس از تحویل مدارک لازم به مرجع مربوط جهت دریافت مجوز اقدام نمود و همراه با صورتجلسه تنظیم شده به اداره ثبت ارجاع نمود.

ثبت تغییرموضوع شرکت

الحاق به موضوع یا تغییر موضوع شرکت اشخاص حقوقی پس از ثبت شرکت بر طبق قانون اجازه تغییر موضوع شرکت و یا اضافه نمودن موضوعی خاص را به موضوع فعالیت قبلی شرکت خود دارند . انجام این تغییر با تنطیم و تدوین صورتجلسه ای در مجمع عمومی فوق العاده شرکت امکان پذیر می باشد. در صورتی که موضوع الحاق شده نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذیصلاح مربوطه داشته باشد ، لازم است که قبلا از اقدام به ثبت صورتجلسه الحاق به موضوع مجوزهای لازم اخذ گردد که در سامانه اداره ثبت شرکتها لیست موضوعاتی که نیاز به مجوز دارند ذکر گردیده است.

مدارک و فرایند لازم جهت تغییر موضوع (الحاق موضوع) شرکت :

الف : کپی آگهی تاسیس ب: کپی روزنامه رسمی پ: کپی مدارک شناسایی همه ی اعضاء ت: در صورت داشتن تغییرات کپی آگهی آخرین تغییرات فرایند تغییر موضوع (الحاق موضوع) شرکت: •    تکمیل فرم تغییرات شرکت ها توسط کارشناسان موسسه سامان ثبت •    تحویل مدارک به وکلا •    تنظیم صورتجلسه توسط کارشناس و تحویل به موکل جهت امضا •    تحویل مدارک به اداره ثبت توسط وکلا •    در صورت نقص در مرحله تایید نهایی ایراد اعلام شده رفع و با هماهنگی با موکل نقص اصلاح شده درهمان روز تایید می گردد. •    تایید نهایی و صدورپیش آگهی تغییرات •    تقریبا یک هفته پس از صدورپیش آگهی ، روزنامه رسمی منتشر می شود. پس از تنظیم صورتجلسه ای در قالب مجمع عمومی فوق العاده با ذکر نام سهامداران و یا شرکا همراه با درصد سهام آنهاوامضا ذیل صورتجلسه توسط سهامداران و یا شرکا شرکت ،صورتجلسه الحاق به موضوع  در سامانه ثبت تغییرات اداره ثبت شرکتها ثبت و مدارک از طریق پست به اداره مذکور ارسال خواهد گردید . درصورت تأیید موضوع فعالیت الحاق شده آگهی تغییرات صادر و پس از آن در روزنامه رسمی کشور جهت اطلاع عموم منتشر می گردد.

در تنظیم موضوع فعالیت توجه به نکات ذیل حائز اهمیت می باشد:

•    1-موضوعات شرکتی را از موضوعات فعالیت مؤسسات غیر تجاری تفکیک نمایید. •    2-موضوعاتی که نیاز به مجوز دارند با ذکر شماره مجوز در موضوع تنظیم گردند. •    3-موضوع فعایت شرکتهای تعاونی به صورت تک موضوعی می باشد. •    4-امکان تنظیم موضوعات گوناگون در کنار یکدیگر در قالب شرکتهای چندمنظوره امکان پذیر می باشد. •    5-در تنظیم الحاق به موضوع یا تغییر موضوع شرکت  تدوین موضوعات بازرگانی که جز لاینفک فعالیت هر شرکت می باشد اهمیت دارد.

نمونه صورتجلسه تغییر موضوع یا الحاق مواردی به موضوع شرکت در شرکت های با مسئولیت محدود-تضامنی –نسبی

نام شرکت                                             شماره ثبت                                    سرمایه ثبت شده                            ریال       در تاریخ                         ساعت                       مجمع عمومی فوق العاده شرکت با حضور کلیه شرکا / اکثریت شرکا در محل شرکت تشکیل و نسبت به تغییر یا الحاق مواردی به موضوع شرکت اتخاذ تصمیم شد. نام شرکا                                             میزان سهم الشرکه ۱-خانم/آقای                           دارای                       ریال سهم الشرکه ۲-خانم/آقای                           دارای                       ریال سهم الشرکه ۳-خانم/آقای                           دارای                       ریال سهم الشرکه ۴-خانم/آقای                           دارای                       ریال سهم الشرکه موضوع شرکت بشرح زیر تغییر یافت یا مواردی به موضوع شرکت الحاق شد. در نتیجه ماده                                اساسنامه شرکت بشرح فوق اصلاح می گردد. به خانم/ آقای                       احدی از شرکا یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود. که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورت جلسه و پرداخت حق الثبت  و امضا ذیل دفتر ثبت اقدام نماید. ۱-خانم/آقای                                         امضا ۲-خانم/آقای ۳-خانم/آقای تذکرات:
  • ۱-در صورتیکه جلسه با اکثریت شرکا تشکیل شده باشد رعایت دعوت شرکا وفق اساسنامه شرکت یا قانون تجارت با ارائه مستندات الزامی است.
  • ۲-شرکا اصالتا” یا وکالتا” یا ولایتا” نام خود را همراه با ذکر سمت و میزان سهم الشرکه در صورت جلسه نوشته و امضا نمایند.در صورتیکه وکالتا” امضا می نمایند ارائه کارت وکالت نامه رسمی( اصل یا رونوشت برابر اصل شده) الزامی است.
  • ۳-در صورتیکه تعداد شرکا از ۱۲ نفر بیشتر باشد  انتخاب هیات نظار مرکب از سه نفر الزامی و در ابتدا صورتجلسه نام اعضای هیات نظار نوشته شده و ذیل صورت جلسه را امضا نمایند.
  • ۴-تمام شرکا ذیل تمام صفحات صورت جلسه را امضا نمایند.
  • ۵-صورت جلسه در ۲ یا چند نسخه تهیه و تمام آنها امضا و یک نسخه به اداره ثبت شرکتها ارائه شود.
  • ۶-در صورتی که موضوع شرکت نیاز به اخذ مجوز از مرجع خاصی دارد می توانید قبل از ارائه صورت جلسه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به اخذ مجوز اقدام نمایید و هم چنین می توانید صورت جلسه را به اداره ثبت شرکت ها تحویل وسپس نسبت به اخذ مجوز اقدام نمایید و هم چنین می توانید صورت جلسه را به اداره تحویل و استعلام اداره را به مرجع ذیربط ارائه نمایید.
  • ۷-صورتجلسه ظرف مدت یک ماه از تاریخ تشکیل جلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.