صورتجلسه چیست؟
اجزای اصلی صورتجلسه
- اطلاعات کلی که شامل : تاریخ و محل برگزاری جلسه، عنوان جلسه، نام و نام خانوادگی حاضران و غایبان، و نام و سمت تنظیم کننده صورتجلسه.
- دستور جلسه که شامل عناوین موضوعاتی که در جلسه مورد بحث قرار گرفته اند.
- مذاکرات در صورتجلسات به صورت خلاصه‌ای از مباحث مطرح شده در هر مورد از دستور جلسه.
- تصمیمات اتخاذ شده در مورد هر مورد از دستور جلسه به همراه شرح وظایف، افراد مسئول و زمان انجام هر یک از وظایف.
- اقداماتی که باید قبل از جلسه بعدی انجام شوند به همراه شرح وظایف، افراد مسئول و زمان انجام هر یک از وظایف.
- امضاء و تأیید صورتجلسه توسط رئیس جلسه و دبیر جلسه.
نکاتی برای نوشتن صورتجلسه
- صورتجلسه باید به طور واضح و مختصر نوشته شود و از به کار بردن اصطلاحات تخصصی و پیچیده خودداری شود.
- صورتجلسه باید دقیقاً آنچه در جلسه رخ داده را منعکس کند.
- صورتجلسه باید بی طرفانه نوشته شود و نظرات شخصی تنظیم کننده در آن دخیل نباشد.
- صورتجلسه باید کامل باشد و تمام اطلاعات ضروری را شامل شود.
- صورتجلسه باید به موقع تنظیم و به ذینفعان ارائه شود.
فواید تنظیم صورتجلسه
- صورتجلسه سندی معتبر از آنچه در جلسه رخ داده است، به شمار می‌رود.
- با مشخص شدن وظایف و افراد مسئول در صورتجلسه، افراد نسبت به انجام تعهدات خود پاسخگو خواهند بود.
- صورتجلسه ابزاری برای پیگیری اقدامات و وظایف محوله است.
- صورتجلسه به عنوان ابزاری برای ارتباط با ذینفعانی که در جلسه حضور نداشته اند، عمل می کند.
تنظیم صورت جلسه شرکت
ذی نفعان و شرکت کنندگان
ذی نفعان جلساتی هستند که به طور مستقیم یا غیرمستقیم در موضوع مورد بحث جلسه ذینفع هستند. حضور آنها برای حصول نتیجه مطلوب در جلسه ضروری است.
عضویت در جلسه ممکن است بخشی از وظایف سازمانی برخی از افراد باشد. مانند وزرا و مسئولینی که به دلیل سمت خود، عضو یا رئیس مجمع عمومی برخی سازمان های دولتی مرتبط با وزارتخانه تحت سرپرستی خود هستند.
دستور جلسه
هدف از تشکیل جلسه باید از قبل مشخص و به طور مکتوب به عنوان دستور جلسه برای شرکت‌کنندگان ارسال شود. وجود دستور جلسه مدون، مانع از انحراف بحث از موضوع اصلی می شود و به شرکت کنندگان این امکان را می دهد که از قبل مدارک و اطلاعات لازم را جمع آوری کرده و در صورت نیاز مطالعات لازم را انجام دهند. این امر به صرفه جویی در وقت و افزایش کارایی جلسه کمک می‌کند.
زمان جلسه
زمان و تاریخ دقیق تشکیل جلسه، به همراه ساعت شروع آن، باید از قبل تعیین و به اطلاع شرکت کنندگان رسانده شود. این کار از طریق ارسال دعوتنامه یا روش های مقتضی دیگر انجام می‌شود.
در جلسات با ماهیت مستمر، زمان شروع و پایان جلسه نیز از قبل توافق و در دعوتنامه قید می‌شود. اما در جلسات اتفاقی که فقط برای یک بار برگزار می شوند، پایان جلسه مشخص نیست. این موضوع می تواند مشکل ساز باشد، زیرا اکثر مدیران زمان محدودی دارند و باید برنامه ریزی کاری خود را انجام دهند.
مکان جلسه
مکان جلسه به محل برگزاری آن اشاره دارد. محل برگزاری جلسات عادی و اداری باید از قبل تعیین و در دعوتنامه به اطلاع شرکت‌کنندگان برسد. لازم به ذکر است که برخی از جلسات باید در مکان‌های خاصی برگزار شوند تا جنبه رسمی پیدا کنند. (مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف که باید در محل مخصوص آن برگزار شود.)
سازمان جلسه
در حالت کلی منظور از سازمان جلسه به ساختار و نحوه اداره آن اشاره دارد که این موضوع بدین صورت معنی می شود که صورتجلسات به صورت معمول اینگونه تنظیم می شود که در هر جلسه، یک نفر به عنوان رئیس و چند نفر به عنوان دبیر جلسه حضور دارند. این ساختار در جلسات رسمی رایج است. اداره امور جلسه بر عهده رئیس است. رئیس جلسه ممکن است در همان جلسه توسط شرکت کنندگان انتخاب شود یا اینکه از قبل طبق قوانین و مقررات مربوطه تعیین شده باشد.
وظایف رئیس جلسه شامل هدایت و رهبری جلسه، تعیین وقت صحبت برای اعضا، مراقبت از عدم انحراف بحث از موضوع اصلی و جلوگیری از اتلاف وقت با صحبت های غیرضروری، و همچنین رأی گیری در صورت نیاز است. رئیس جلسه مانند سایر اعضا دارای یک رأی است و هیچ امتیاز ویژه‌ای به دلیل ریاست جلسه ندارد.
در برخی از جلسات، ممکن است طبق قوانین و مقررات، امتیازات ویژه‌ای برای رئیس در نظر گرفته شود. به عنوان مثال، در صورت تساوی آراء موافق و مخالف، رأی رئیس در هر یک از طرفین موافق یا مخالف ملاک تصمیم گیری خواهد بود.
اعضای جلسه نیز وظایف خاص خود را دارند. این وظایف شامل مطالعه کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه، بررسی مسائل و ارائه استدلال های منطقی، بی طرفی و ارائه نظرات لازم، اجتناب از پراکنده گویی و خارج نشدن از موضوع است. هر یک از اعضای جلسه معمولاً دارای یک رأی است.
دبیر جلسه ممکن است از بین اعضای جلسه انتخاب شود. اما در عمل، این روش انتخاب نتیجه مطلوبی ندارد، زیرا مشاهده شده که دبیری که عضو جلسه نیز بوده است، نتوانسته در انجام وظایف خود بی طرفی خود را حفظ کند.
بنابراین، بهتر است که دبیر جلسه از بین اعضای جلسه نباشد و حق رأی هم نداشته باشد.
چگونه صورتجلسه بنویسیم؟
سوالاتی مانند: معنی و مفهوم تنظیم صورت جلسه چیست؟ جلسه چیست؟ رکن های اصلی تنظیم صورتجلسه چیست؟
برای نگارش دقیق و کامل صورت جلسه، لازم است اطلاعات اولیه مربوط به جلسه را به طور شفاف و مختصر در ابتدای متن درج نماییم. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
اطلاعات کلی جلسه:
- نوع جلسه را مشخص می‌کند. (مانند: صورتجلسه هیئت مدیره، صورتجلسه انحلال شرکت، …)
- زمان دقیق شروع و پایان جلسه
- محل دقیق برگزاری جلسه
مشخصات شرکت کنندگان:
- حاضران: نام و نام خانوادگی، سمت سازمانی (در صورت وجود)
- غایبان: نام و نام خانوادگی، دلیل غیبت (در صورت اطلاع)
مصوبات جلسه:
- لیست مصوبات جلسه به طور واضح و گویا، به همراه شرح مختصری از هر مصوبه
- تعیین فرد مسئول پیگیری هر مصوبه
- تعیین تاریخ انجام هر مصوبه
امضای شرکت کنندگان:
امضای و نام و نام خانوادگی کلیه حاضران در جلسه در پایان صورتجلسه ذکر می شود.
نکات تکمیلی برای نوشتن صورتجلسه
درج عنوان “صورت جلسه” در ابتدای متن، استفاده از قلم و سایز مناسب برای خوانایی بهتر، تنظیم متن به صورت منظم و پاراگراف بندی شده، استفاده از عناوین و زیرعنوان ها برای دسته بندی مطالب، در صورت نیاز، پیوست کردن مدارک و مستندات مرتبط به جلسه . این ها نکاتی است که باید در زمان تحریر صورتجلسه ان ها را بدانید و اعمال کنید.
توضیحات مربوط به هر بخش صورتجلسه
عنوان جلسه: عنوان جلسه باید به طور دقیق و گویا، نوع جلسه را مشخص کند.
تاریخ و ساعت برگزاری: ذکر دقیق تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسه ضروری است.
مکان تشکیل جلسه: محل دقیق برگزاری جلسه باید به طور کامل درج شود.
حاضران: نام و نام خانوادگی کلیه افراد حاضر در جلسه به همراه سمت سازمانی آنها (در صورت وجود) باید ذکر شود.
غایبان: در صورت امکان، دلیل غیبت افراد غایب نیز درج شود.
مصوبات جلسه: مصوبات جلسه باید به طور واضح و گویا نوشته شوند. برای هر مصوبه باید شرح مختصری از موضوع آن و همچنین فرد مسئول پیگیری و تاریخ انجام آن درج شود.
امضای شرکت کنندگان: امضای و نام و نام خانوادگی کلیه حاضران در جلسه باید در ذیل صورت جلسه درج شود.
با رعایت این نکات، می توان صورت جلسه‌ای دقیق، کامل و قابل استناد برای هر نوع جلسه ای تهیه نمود.
انواع صورت جلسه
در ایران، هنوز رویه واحدی برای تنظیم صورتجلسه به صورت استاندارد وجود ندارد. به همین دلیل، نحوه تنظیم آن بر اساس سلیقه و نظر مسئولان و متصدیان امور انجام می‌شود.
گاهی اوقات صورتجلسات در کاغذهای معمولی و به شکل نوشته های عادی تنظیم می شوند و در برخی موارد نیز از نمونه های ارائه شده توسط سازمان ذیربط یا طبق آئین نامه ای خاص استفاده می شود.
مسلماً در هر مورد، ذوق و سلیقه تنظیم کننده و رئیس جلسه نقش مهمی در نحوه تنظیم آن دارد. به همین دلیل، تنوع زیادی در نحوه تنظیم صورتجلسات وجود دارد. برای سهولت در مطالعه، آنها را به دسته های زیر طبقه بندی می‌کنیم:
1. صورتجلسه مشروح:
در این نوع صورتجلسه، مشروح مذاکرات هر یک از اعضای جلسه به طور کامل نوشته می‌شود. در گذشته، تنظیم این نوع صورتجلسه بسیار دشوار بود زیرا به چند نفر تندنویس نیاز بود که با سرعت مطالب عنوان شده را یادداشت کنند.
پس از پایان جلسه، نوشته های تندنویس ها با یکدیگر تطبیق داده می شد تا یک نسخه کامل به دست آید.
صورتجلسه مشروح معمولاً در جلسات دادگاه یا هنگام تصمیم گیری های مهم تنظیم می‌شود. بارزترین نمونه آن در مجالس قوه مقننه مانند مجلس خبرگان، مجلس شورای اسلامی و شورای نگهبان بر اساس یک سنت دیرینه پارلمانی وجود دارد.
اگرچه در حال حاضر با استفاده از دستگاه ضبط صوت، صحبت های اعضا ضبط و سپس پیاده سازی می شود، اما در بیشتر پارلمان ها به عنوان یک تشریفات و سنت، از تندنویس های حرفه ای که در استخدام دارند استفاده می شود.
با این تفاوت که کار آسان تر شده و اگر کلمه یا جمله ای از قلم افتاده باشد، با استفاده از دستگاه های صوتی یا تصویری می توان آن را تکمیل کرد.
2. صورتجلسه خلاصه:
در این نوع صورتجلسه، فقط نکات کلیدی و مهم بحث ها و تصمیمات اتخاذ شده به طور خلاصه نوشته می‌شود.
این نوع صورتجلسه رایج ترین نوع در ایران است و در جلسات مختلف از جمله جلسات اداری، آموزشی، علمی و غیره استفاده می‌شود.
مزیت اصلی صورتجلسه خلاصه، مختصر و مفید بودن آن است.
3. صورتجلسه مصوبات:
در این نوع صورتجلسه، فقط مصوبات و تصمیمات نهایی جلسه به همراه شرح وظایف، افراد مسئول و زمان انجام هر یک از وظایف قید می‌شود.
این نوع صورتجلسه برای مواردی که فقط به اطلاع رسانی مصوبات و وظایف محوله نیاز است، مناسب است.
4. صورتجلسه تلفنی:
در این نوع صورتجلسه، فقط خلاصه ای از صحبت‌های تلفنی و تصمیمات اتخاذ شده به همراه تاریخ و ساعت مکالمه قید می‌شود.
این نوع صورتجلسه برای ثبت مکالمات تلفنی مهم که در آنها تصمیماتی اتخاذ می شود، استفاده می شود.
انتخاب نوع صورتجلسه
انتخاب نوع صورتجلسه به عوامل مختلفی از جمله نوع جلسه، اهمیت موضوع، تعداد شرکت کنندگان و نیاز به مستندسازی دقیق مباحث بستگی دارد.
در ایران، هنوز رویه واحدی برای انتخاب نوع صورتجلسه وجود ندارد و این موضوع به سلیقه و نظر مسئولان و متصدیان امور بستگی دارد.
به طور کلی، برای جلسات مهم و حساس که نیاز به مستندسازی دقیق مباحث دارند، از صورتجلسه مشروح استفاده می شود.
برای جلسات عادی و روزمره که فقط به اطلاع رسانی مصوبات و وظایف محوله نیاز است، از صورتجلسه خلاصه یا مصوبات استفاده می‌شود.
و برای ثبت مکالمات تلفنی مهم، از صورتجلسه تلفنی استفاده می‌شود.
مراحل تنظیم صورتجلسه
صورت جلسه سندی رسمی است که به ثبت مباحث، تصمیمات و مصوبات جلسات می پردازد. این سند توسط دبیر یا منشی جلسه تنظیم می شود و به عنوان مدرکی قابل استناد برای مراجعات آتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مراحل تنظیم صورت جلسه قبل از جلسه:
جمع آوری اطلاعات ثابت مانند: تاریخ، مکان، زمان، دستور جلسه، اسامی حاضران و غایبان.
حین جلسه:
یادداشت برداری دقیق از مباحث مطرح شده، نظرات و پیشنهادات ارائه شده و تصمیمات نهایی اتخاذ شده.
بعد از جلسه:
- تدوین صورت جلسه بر اساس یادداشت‌ها و مشروح مذاکرات.
- قرائت صورت جلسه برای حاضران و اعمال اصلاحات لازم.
- امضای صورت جلسه توسط حاضران.
- تکثیر و توزیع صورت جلسه بین حاضران.
تنظیم در همان جلسه:
مزایا:
- صحت و دقت بیشتر اطلاعات به دلیل عدم اتکا به حافظه
- امکان رفع ابهامات و سوء تفاهمات در همان جلسه
صرفه جویی در زمان
معایب:
- نیاز به مهارت و تمرکز بالا از سوی دبیر جلسه
- احتمال ایجاد وقفه در روند جلسه
تنظیم با فاصله از جلسه:
مزایا:
- فرصت بیشتر برای تدوین دقیق و منظم صورت جلسه
- امکان رجوع به منابع و مدارک دیگر
معایب:
- احتمال فراموشی جزئیات جلسه
- عدم امکان رفع ابهامات و سوء تفاهمات در همان جلسه
- صرف زمان بیشتر
نکاتی در تنظیم صورت جلسه
- استفاده از زبانی واضح، مختصر و گویا
- پرهیز از اطاله و تفصیل مطالب
- دسته‌بندی مطالب بر اساس موضوعات
- برجسته کردن نکات کلیدی و تصمیمات اتخاذ شده
- قید تاریخ و مهلت انجام اقدامات مصوب
- درج اسامی افراد مسئول اجرای مصوبات
- حفظ امانتداری و بی‌طرفی در انعکاس مباحث
تنظیم صورت جلسه ای دقیق و کامل، مستلزم آگاهی از اصول و قواعد مربوطه و همچنین مهارت و تجربه کافی در این زمینه است. انتخاب روش مناسب برای تنظیم صورت جلسه به نوع جلسه، تعداد حاضران و فوریت موضوع بستگی دارد.
در صورت روبرو شدن با هر سوال و مسئله ای درباره صورتجلسه آماده انجام کار می توانید با مشاوران و کارشناسان ثبت بین الملل تماس حاصل کنید و از تجربیات کارشناسان ما در این مجموعه ثبتی بهره مند شوید.