تدوین و تنظیم صورتجلسه

  • معنی و مفهوم :

الف ) جلسه

قبل از ورود به بحث پیرامون صورت جلسه لازم است در مورد خود جلسه اطلاعاتی داشته باشیم.

جلسه در لغت به معنای نشستی برای رسیدگی و گفتگو درباره امری است . جلسه  در اصطلاح معنای  لغوی خود رانیز حفظ نموده و می توان گفت : گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان بر اساس وظایف یا ماموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حل و فصل یک معضل اداری و یا اجتماعی و یا جستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن و یا اتخاذ تصمیم درباره نحوه اجرای امری خاص است . بدیهی است تصمیمات اتخاذ شده در این گونه جلسات به دلیل آثار و نتایج آن ان باید به رشته تحریر درآید .

ب ) ارکان جلسه

براساس  تعریف فوق ، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که تجمع ارکان چهارگانه یعنی : اعضاء جلسه ، دستور جلسه ، در زمان معین و مکان مشخص حاصل شده باشد .

برای توضیح بیشتر ایجاب می نماید که به شرح هر یک از ارکان جلسه و هم چنین شرایط تحقق آن بپردازیم .

 اعضاء جلسه – به شرکت کنندگان در جلسه اعضاء جلسه گفته می شود . شرکت و حضور آنها برای  تحقق جلسه  لازم است.

عضویت در جلسه  ممکن است جزء وظایف سازمانی برخی از اعضا جلسه  باشد . مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود ، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های دولتی وابسته به وزارت خانه پ تحت سرپرستی خود را برعهده دارند .

دستور جلسه : هدف از تشکیل جلسه قبلا مشخص گردیده و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد . وجود دستور جلسه مدون و مکتوب علاوه بر آنکه باعث می شود که مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود ، به شرکت کننده این امکان را می دهد که قبلا مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عندالزوم در زمینه موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد . قدر مسلم علاوه بر اینکه وقت جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارائی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می گردد .

زمان جلسه : زمان و تاریخ تشکیل جلسه و هم چنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین و به اطلاع شرکت کنندگان ضمن ارسال دعوت نامه و یا به طرق مقتضی دیگر رسانیده می شود . در جلساتی که حالت استمرار دارد ، هنگام آغاز و زمان پایان نیز قبلا توافق و در دعوت نامه قید می شود . ولی در جلسات اتفاقی که فقط برای یک مرتبه تشکیل شده است ، پایان جلسه نامشخص می باشد که این خود نمی تواند توجیه منطقی داشته باشد . چرا که اغلب مدیران زمان حال با کمبود وقت مواجه بوده و ناگزیر به زمان بندی کاری خود هستند . بنابراین نمی توانند در جلسه ای که پایان ان مشخص نیست شرکت نمایند .

مکان جلسه : مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود . محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین و ضمن دعوت نامه به استحضار شرکت کنندگان می رسد . لازم به ذکر ا ست که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا جنبه رسمیت به خود گیرد . ( مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف که باید در محل آن تشکیل گردد. )

سازمان جلسه : حال که درباره ارکان جلسه بحث شد ، بد نیست مختصری درباره سازمان صحبت شود تا شناخت کامل از جلسه به عمل آمده باشد .

    معمولا در هر جلسه ای یک نفر به عنوان رئیس ، چند نفر هم به سمت دبیر جلسه شرکت دارند . سازمان مزبور عمومیت داشته و در کلیه جلسات رسمی می تواند صادق باشد . اداره امور جلسه با رئیس جلسه است . رئیس ممکن است در همان جلسه به وسیله شرکت کنندگان انتخاب گردیده باشد . یا اینکه به موجب مقررات و قوانین خاص از قبل نعیین گردیده باشد .

هدایت و رهبری جلسه با رئیس است . وظایف دیگر او تعیین وقت صحبت برای اعضاء جلسه می باشد . موظف است که مراقبت نمایند جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و یا صحبت های متفرقه موجب اتلاف وقت فراهم نگردد . رئیس جلسه مانند سایر اعضاء دارای یک رای می باشد . به دلیل رئیس بودن امتیار ویژه ای به وی تعلق نمی گیرد  . در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانین امتیاز ویژه ای برای رئیس در نظر گرفته شده باشد . مثلا هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد ، ملاک تصمیم در تصویب یا عدم تصویب موضوع وجود رای رئیس در هریک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود .

اعضاء جلسه هر یک به نوبه خود دارای وظایفی هستند . از آن جمله مطالعه کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه ، بررسی مسائل و استنتاج منطقی ، رعایت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گوئی و خارج نشدن از موضوع . هر یک از اعضاء جلسه معمولا دارای یک رای می باشند .

دبیر جلسه ممکن است از بین اعضاء جلسه به عنوان دبیر در همان جلسه انتخاب شود . در عمل این نوع انتخاب نتیجه مناسبی نداشته چون اغلب مشاهده گردیده است که دبیری که سمت عضویت داشته است نتوانسته در انجام وظایف محوله بی طرفی خود را حفظ نماید . بنابراین بهتر است که دبیر جلسه از بین اعضاء جلسه نبوده و حق رای هم نداشته باشد .

  • وظایف دبیر جلسه عبارتند از :

-  تهیه دعوت نامه برای هر یک از اعضاء  و ارسال آن و حصول اطمینان از اینکه دعوت نامه به دست عضو رسیده است .

-نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمینان از اینکه لوازم و ابزار کار اعضاء در دسترس است .

-تنظیم صورت جلسه و به امضاء رساندن آن .

-ارسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضاء جلسه .

-بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم .

حضور تمامی اعضائ در جلسه الزامی است . در صورت غیبت هریک از اعضاء مراتب در صورت جلسه منعکس می گردد . معمولا برای رسمیت یافتن جلسه حضور تعداد معینی از اعضاء الزامی است .

1- در دعوت نامه معمولا ، دستورجلسه ، زمان شروع ، زمان خاتمه ، محل جلسه قید می شود و طوری ارسال می گردد که حداقل 72 ساعت قبل از تشکیل جلسه به دست شرکت کنندگان برسد .

2- صورت جلسه :

صورت جلسه در لغت به معنی ، نوشته ایست  که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء مجلسی ذکر شده باشد ، ورقه ای که در آن شرح واقعه شود . ( برگرفته از فرهنگ فارسی عمید)از دیدگاه حقوقی ، صورت جلسه ( یا صورت مجلس ) ورقه ای است که یک مقام رسمی ( قاضی و پلیس و یا غیره ) در آن یک عمل قضایی یا یک عمل خارجی ( مانند ضرب و جرح و قتل و غیره ) را به منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند . (در اینجا مفهوم حقوقی صورت جلسه مطرح نمی باشد . )

همان طور که از معانی آن برداشت می شود  ، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که : در بردارنده مطالب مطروحه ، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد .

  • طرح یا چارچوب صورت جلسه :

هرجلسه رسمی با تجمع آیتم هایی که قبلا بیان گردید تحقق می یابد . مکمل تحقق جلسه تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تامین می نماید . هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شود . برخی از این ارکان بسایر مهم بوده که بدون آن صورت جلسه تکمیل نمی شود . برخی دیگر در درجه دوم قرارد دارد . ارکان صورت جلسه به طور عادی به شرح زیر است :

-         مشخصات اعضا شرکت کننده

-         امضاء شرکت کنندگان

-         دستور جلسه

-         مطالب مطروحه

-         تصمیات اتخاذ شده

-         زمان جلسه

-         مکان جلسه

-         تکلیف جلسه بعدی

    قید آنچه به عنوان ارکان صورت جلسه در بالا به آن اشاره گردید در تنظیم و تدوین صورت جلسه الزامی است. اینک به جهت روشن شدن مطلب ضمن توضیح لازم نحوه تنظیم و تدوین آن ذیلا درج می گردد.

مشخصات اعضا شرکت کننده ، مشخصه های فردی و شغلی هر یک از شرکت کنندگان و هم چنین شماره معرفی نامه و یا مجوز شرکت آنان در صورت جلسه نوشته می شود . در صورتی که فرد شرکت کننده به نمایندگی از طرف شخص حقیقی دیگری در جلسه حضور یافته باشد . نام هر دو نفر با توجیه کامل مطلب قید می شود .

امضاء شرکت کنندگان :صورت جلسه با امضاء شرکت کنندگان در جلسه رسمیت پیدا می کند . در آخرین صفحه صورت جلسه نام و نام خانوادگی و سمت سازمانی و یا اجتماعی هر یک از شرکت کنندگان نوشته شده و سپس به وسیله فرد مزبور امضاء می شود . در صورت جلسه هائی که جنبه مالی و یا حقوقی دارد و یا از اهمیت ویژه ای برخوردار است باید تمام صفحات آن به وسیله شرکت کنندگان امضاء شود .

یادآور است که نام و نام خانوادگی شرکت کننده که برای امضاء در صفحه آخر قید می گردد در صفحات دیگر لازم نیست ؛ فقط اثر امضاء کافی است .

دستور جلسه – طرح موضوعی که جلسه برای حل و فصل آن تشکیل گردیده است ، می باشد . دستور جلسه مبین هدف جلسه است . منطقی است که دستور جلسه از قبل تعیین و ضمن دعوت نامه برای اعضائ ارسال می گردد . به این ترتیب شرکت کننده علاقمند با مطالعه و آمادگی کافی در جلسه حضور خواهد یافت .

مطالب مطروحه – درج مذاکرات در صورت جلسه الزامی است . ممکن است مشروح مذاکرات منعکس گردد و یا اینکه خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود .

تصمیمات اتخاذ شده – بعد از انجام مذاکرات و جمع بندی آن ، نتیجه به عنوان تصمیمات متخذه در یک یا چند جمله مستقل تدوین و در صورت جلسه قید می گردد .

زمان جلسه – تاریخ دقیق ( روز-ماه-سال ) و هنگام شروع و خاتمه جلسه است . می توان تاریخ و ساعت شروع را از قبل تعیین نمود . علاوه بر آنچه بیان گردید جلساتی وجود دارد که به طور مستمر باید تشکیل گردد. در این گونه جلسات شماره جلسه نیز مشخص می شود . بعد ازقید زمان و نوبت جلسه معمولا تاریخ نشست بعدی تعیین و در صورت جلسه نوشته می شود .

مکان جلسه – به محل تشکیل جلسه اطلاق می شود . محل تشکیل جلسه باید در صورت جلسه قید شود . در برخی از جلسات استفاده از مکانی از خاص الزامی است . ( جلسات مجلس شورای اسلامی که باید در خود مجلس برقرار گردد . )

تکلیف جلسه بعدی – به دلیل اهمیت ویژه و وسعت دامنه موضوع جلسه ، ممکن است بحث و بررسی و نتیجه گیری در یک جلسه انجام نشود. بنابراین ناگزیر به تشکیل جلسات بعدی خواهد بود . در این صورت تاریخ و زمان جلسه آینده و عندالزوم دستور جلسه بعدی معین و در صورت جلسه قید می گردد.

  • انواع صورت جلسه

هنوز در کشور ما نحوه تنظیم صورت جلسه به صورت استاندارد در نیامده است . بنابراین تنظیم آن بر اساس سلیقه مسئولان و متصدیان امور می باشد . گاهاً در کاغذهای معمولی و به مانند نوشته های عادی تنظیم گردیده و در برخی از موارد بر اساس نمونه های ارائه شده که از طرف سازمان ذیربط و یا موجب آئین نامه ای خاص تجویز گردیده است ، تنظیم می شود . قدر مسلم در هر مورد ذوق و سلیقه تنظیم کننده و رئیس جلسه تاثیر بارزی در تنظیم آن داشته است . به همین دلیل گونه های متفاوتی از نحوه تنظیم صورت جلسه وجود دارد . برای سهولت در امر مطالعه آنها را به صورت زیر طبقه بندی می نماییم .

-         صورت جلسه مشروح .

-         صورت جلسه نیمه مشروح .

-         صورت جلسه خلاصه .

-         صورت جلسه به شکل فرم .

  • صورت جلسه مشروح :

در این گونه از صورت جلسه ها ،مشروح مذاکرات هر یک از اعضاء جلسه به طور کامل نوشته می شود . در گذشته تنظیم این گونه صورت جلسه بسیار مشکل بود . چراکه باید چند نفر تند نویس با سرعت مطالب عنوان شده را به روی کاغذ آورند . بعد از پایان جلسه نوشته های تند نویسان با یکدیگر تطبیق داده می شد تا نوشته ای کامل به دست آید .

صورت مشروح مذاکرات معمولا در جلسات دادگاه و یا به هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته تحریر در می آید . اما بارزترین نمونه آن در مجالس قوه مقننه مثل مجلس خبرگان  ، مجلس شورای اسلامی و شورای نگهبان بر اساس یک سنت دیرین پارلمانی وجود دارد .

گرچه در زمان حال با استفاده از دستگاه ضبط صوت بیانات اعضا ضبط و سپس به روی کاغذ منتقل می شود اما در بیشتر پارلمان ها به عنوان یک تشریفات و سنت از وجود تند نویسان حرفه ای که در استخدام دارند استفاده به عمل می اید . با این تفاوت که شیوه کار آسانتر بوده و چنانچه کلمه یا جمله ای از قلم افتاده باشد با استفاده از دستگاههای صوتی و یا تصویری نسبت به تکمیل نوشته اقدام می نمایند .

  • صورت جلسه نیمه مشروح :

در این نوع صورت جلسه ، خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از حشار در جلسه درج می گردد . در آخر صورت جلسه و بعد از یک جمع بندی نهایی تصمیمات اخذ شده بر اساس اولویت ها درج وبه  امضاء کلیه حضار درجلسه می رسد.

  • صورت جلسه خلاصه :

در این نوع صورتجلسه خلاصه مطالب و یا فقط نتیجه مذاکرات به طور خلاصه درج می شود . سپس تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت منعکس می گردد. معمولا در صورت جلسه های نیمه مشروح خلاصه مطالب عنوان شده از طرف هر یک اعضاء در مقابل نام وی نوشته می شود . اما در صورت جلسه های خلاصه ، فقط چکیده کل مطالب مطرح شده قید می گردد .

 به این ترتیب که با ذکر جمله ، « بعد از انجام مذاکرات لازم تصمیماتی ، به شرح زیر اتخاذ گردید . » تصمیمات اتخاذ شده نوشته می شود . سپس با امضاء اعضاء ، صورت جلسه شکل می گیرد.

  • صورت جلسه به شکل فرم :

یکی از متداولترین گونه های صورت جلسه در حال حاضر استفاده از فرم های مخصوص  از پیش نوشته شده است . این فرم ها به وسیله سازمان های ذیربط تهیه و تدوین شده و در جریان کار همان سازمان قرار می گیرد . مانند صورت جلسه تحویل اتومبیل ، اموال و گونه هائی از صورت جلسه هایی که به وسیله ضابطین عدلیه تنظیم می گردد .

در حال حاضر استفاده از فرم های صورت جلسه به دلیل سهولت و سرعت در انجام امور ، در بیشتر سازمان ها و موسسات دولتی و خصوصی متداول شده است . اغلب دبیران جلسه تا آنجا که مقدور است از فرم استفاده می نمایند و چنانچه امکان استفاده وجود نداشته باشد ، صورت جلسه را بر اساس موارد مطرح شده در فرم ها و به صورت عادی تحریر می کنند .

  • تنظیم صورت جلسه

تدوین و تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله دبیر یا منشی جلسه انجام می شود . منشی جلسه ممکن است یکی از اعضاجلسه بوده و یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می یابد ، باشد.در هر صورت لازم است که در تنظیم صورت جلسه اطلاعات و تجربیات لازم را داشته باشد . بهتراست که دبیر جلسه از اعضاء رسمی جلسه نباشد .

برای تنظیم و تدوین صورت جلسه و امضاء آن از دو روش استفاده می شود . در روش اول با فاصله چند روز از برگزاری جلسه و در روش دیگر، بعد از پایان جلسه

در روش اول با فرصتی که به  دبیر داده می شود وی زمان لازم را دارد تا صورت جلسه را به طور کامل و منظم  تدوین نموده و ترتیب تایپ آن را بدهد ، اما در عمل با مشکلاتی مواجه است و حتی ممکن است صورت جلسه امضاء نشود . زیرا با توجه به زمانی که  از پایان جلسه تا تنظیم و آماده شدن صورت جلسه فاصله افتاده  است شرکت کنندگان در جلسه ممکن است  نظرات خود را  تعدیل یا تغییر داده باشند . در این صورت دبیر مجبور است که در نوشته های خود این تغییرات را منعکس نماید . بدیهی است که ممکن است  تغییرات مزبور مورد موافقت عضو و یا اعضاء دیگر جلسه نباشد ، که ان هم باید منعکس شود . به این ترتیب چندین مرتبه صورت جلسه تغییر نموده و کار مشکل حتی غیر ممکن می شود .

برای رفع این مشکلات لازم است که صورت جلسه در همان جلسه آماده و به امضاء اعضاء برسد . نحوه انجام کار بسیار آسان بوده و فقط نیاز به تمرین و هم چنین کسب اطلاعات لازم در مورد هر جلسه می باشد .

پیش از تشکیل جلسه یا مجمع نکاتی وجود دارد که در واقع اطلاعات ثابتی هستند که از پیش مشخص شده اند و می توان آنها را قبل از برگزاری جلسه وارد صورتجلسه نمود. این اطلاعات شامل : شرکت کنندگان و مشخصات آنها ، دستور جلسه ، زمان جلسه و مکان جلسه  است. دبیر صورتجلسه می تواند خلاصه عناوین گفته شده توسط هریک از حضار در جلسه را یادداشت کرده در صورتجلسه منعکس کند چرا که در صورت جلسه های اداری نیازی به مشروح کامل مذاکرات نمی باشد. در انتها می توان مهمترین تصمیمات اخذ شده را به ترتیب اولویت در پایان صورتجلسه بیان کرد.

به این ترتیب صورت جلسه آماده شده و در مرحله آخر آنچه که نوشته  شده است توسط دبیر  برای شرکت کنند گان در جلسه  قرائت می شود  و پس از اعمال اصلاحات مد نظر آنها  که در همان جمع مطرح می شود ، صورتجلسه به امضا حاضرین می رسد . سپس در همان هنگام نسبت به تکثیر صورت جلسه اقدام و به هر یک از شرکت کنندگان تصویری ارائه می شود.

هنگامی  که نسخه امضاء شده قابل تکثیر و ارائه نباشد ، بباید پیش از پایان جلسه تایپ شده  و دبیر جلسه ذیل کلیه نسخ را امضاء کند . مسلما" وی  قبل از امضاء توضیح می دهد که نسخه اصلی و امضاء شده در کجا نگهداری و بایگانی گردیده است .

چنانچه ایجاب نماید که نسخ تایپ شده به وسیله شرکت کنندگان امضاء گردد ، نسخ مزبور با تصویر صورت جلسه امضاء شده برای اعضاء ارسال می گردد . در این صورت شرکت کننده ملزم به امضاء بوده و چنانچه نظر دیگری داشته باشد می یابد با خط خود به صورت جلسه اضافه نماید .